​​Как привести телефонные номера к единому формату

Для того, чтобы не страдать с программными форматами, создайте свой. Тем более в Excel это решается проще простого.

Для этого правой кнопкой мыши щëлкните по свободной ячейке. В контекстном меню выберите функцию «Формат ячеек».

В открывшемся окне во вкладке «Число» выберите пункт «Все форматы». В появившееся справа поле «Тип» введите маску необходимого формата. В нашем случае: +7" "(#)" "000-00-00.

Особое внимание обратите на раздел «Образец», где данные должны были поменять свой вид. Если всë совпало — подтверждайте «Ок».

​​Копирование без нарушения форматов

Если потянуть за маркер при автозаполнении, содержимое ячейки или формулы скопируется сразу на несколько ячеек. Но проблема в том, что копируется не только сама формула, но и формат ячейки.

Чтобы этого избежать, сразу после протягивания нажимаем специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области, и выбираем опцию Копировать только значения.

Теперь Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

​Добавление водяного знака

Специального инструмента для работы с функцией «Водяного знака» (пока) не добавили в Excel. Проблему можно решить с помощью колонтитулов, в которые можно интегрировать картинку, текст, дату/время или номер страницы.

В ленте программы кликните по разделу «Вид», меню «Режимы просмотра книги» и функции «Разметка страницы».

Теперь в появившемся «Конструкторе» найдите функцию «Элементы колонтитулов» и раздел «Рисунок». Осталось выбрать нужное изображение в «Проводнике» и подтвердить «Ок».

​​Примечания ячейки

Крайне удобный и необходимый при передаче рабочего файла инструмент — примечания.

Выглядит как «Заметки» в PowerPoint, только привязан не ко всему слайду, а к конкретной ячейке/таблице/графику.

Для этого кликните по необходимой ячейке, перейдите во вкладку «Рецензирование» и найдите функцию «Создать примечание».

​​Функция СМЕЩ

СМЕЩ возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

СМЕЩ(Ссылка, Смещ_по_строкам, Смещ_по_столбцам, [Высота], [Ширина])

• Ссылка (обязательный аргумент) — ссылка на ячейку или на диапазон смежных ячеек, от которых вычисляется смещение;
• Смещ по строкам (обязательный аргумент) — количество строк, которое требуется отсчитать вверх или вниз, чтобы левая верхняя ячейка результата ссылалась на нужную ячейку;
• Смещ по столбцам (обязательный аргумент) — количество столбцов, которое требуется отсчитать влево или вправо, чтобы левая верхняя ячейка результата ссылалась на нужную ячейку;
• Высота (необязательный аргумент) — число строк возвращаемой ссылки;
• Ширина (необязательный аргумент) — число столбцов возвращаемой ссылки.

Пример работы формулы приведен на картинке ниже.

​​Вставка изображения под текст

Есть пара способов добавления картинки под ваш текст. Давайте разбираться:

1. Колонтитул. Произведите типичную комбинацию для добавления колонтитула на страницу: «Вставка» → «Текст» → «Колонтитул». В шапке программы клинике по кнопке «Вставка изображений». Останется только добавить изображение из проводника, интернета или другого источника.

2. Подложка. Это своеобразный фон страницы, которая отлично подойдет для того, чтобы вставить туда изображение без дополнительных настроек размера. Откройте вкладку «Разметка страницы» и кликните по мелкой кнопке «Подложка». Добавьте изображение с вашего ПК и ликуйте!

​Прогрессия 

Это ещё один инструмент для нумерации объектов в Excel. Для старта поставьте «1» в любую свободную ячейку и перейдите в «Главная». Кликните по кнопке «Заполнить», размещенной в блоке «Редактирование». В списке действий выберите «Прогрессия…». 

Откроется большое меню настройки. Здесь, прежде всего, важен пункт «Расположение»: есть по строкам и по столбцам. В блоке настроек «Тип» для наших целей нужно установить переключатель в позицию «Арифметическая».

Теперь нужно выделить границы — в графе «Шаг» зафиксируйте «1» и рядом установите нужное количество нумеруемых объектов. После нажатия «Ок» диапазон элементов листа будет пронумерован по порядку.

​Сделай умную таблицу

Выдели диапазон с данными, на вкладке Главная нажми Форматировать как таблицу.
Список будет преобразован в «умную» таблицу, которая содержит в себе много полезных функций. Например, при дописывании к ней новых строк или столбцов таблица будет растягиваться, а введенные формулы автоматом копироваться на весь столбец.
В данную таблицу также можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением во вкладке Конструктор.

​Как выделить цветом ячейки с просроченными датами?

На картинке, в примере ниже, введены даты, и выделены те, которым более чем 90 дней от текущей даты.

Как же это сделать:

• Выделяем диапазон ячеек (в нашем случае это А3:А8), затем Главная → Стили → Условное форматирование → Управление правилами → Создать правило.

• В появившемся окне выбираем Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

• В поле для формулы вводим =$B$1-A3>90

• Выбираем цвет, границы, шрифт оформления формата и нажимаем на ОК.

В итоге, все даты, актуальность которых превышает 90 дней, были выделены красным.

​Использование последнего значения

Бывают ситуации, когда нужно видеть только последнее значение в том или ином столбце.

Предположим, это подсчёт пробега автомобиля. В поле с итогами вам нужно не суммировать данные, а просто посмотреть последние показатели пробега.

В таком случае воспользуйтесь функциями =ИНДЕКС() и =СЧЁТ(), вложенными друг в друга. У вас должна получиться формула =ИНДЕКС(A6:D6;СЧЁТ(A6:D6)).

A6:D6 в этой формуле обозначает ссылку на один и тот же диапазон ячеек, из которого требуется вынести последнее значение.

​Как быстро загрузить и выгрузить номенклатуру?

Номенклатура, представленная в таблицах Excel, широко известна. Однако, нет необходимости вручную экспортировать или импортировать ее из 1С.

Все это можно сделать намного проще, используя опции Загрузить и Выгрузить в справочнике Номенклатура.

Это позволяет 1С и Excel обмениваться данными оперативно, а также предоставляет возможность редактирования и сохранения информации. Конфигурация также предупредит о возможных ошибках и найдет дубликаты при загрузке, что делает этот процесс прозрачным и надежным.

​​Создание SQL-запроса

С этим языком запросов работают все современные системы управления. Поэтому неудивительно, что Excel также умеет работать с этим языком. Проблема в другом — многие пользователи не знают как взаимодействовать с этим полезным инструментом.

Перейдите во вкладку «Данные» и кликните по функции «Из других источников» — она находится в блоке «Получение внешних данных». В открывшемся меню выберите «С сервера SQL Server».

Введите имя подключаемого сервера в строке «Имя сервера». А в группе параметров «Учётные сведения» определитесь со способом подключения: с использованием проверки подлинности Windows или путем введения имени пользователя и пароля. В зависимости от выбранного способа вводите нужные данные и жмите «Ок».

​​Работа с длинными таблицами

Довольно часто проблемы с длинными таблицами возникают на этапе их печати, когда информация растягивается на несколько листов, из-за чего важные данные могут потеряться. В таких ситуациях воспользуйтесь следующими рекомендациями:

• разместите «шапку» таблицы на каждой отдельной странице, это облегчит поиск необходимых данных;

• активно используйте колонтитулы, в них можно отмечать важные данные (например дату, номера листов, автора и т.д.).

​​Приемы работы с умными таблицами (часть 3)

Вставка формул

Использование умных таблиц позволяет упростить рутинные операции. Например, при вставке формулы в одну из ячеек мы автоматически получим аналогичную формулу во всем соответствующем столбце.

Но это удобство может создавать проблемы, если в других ячейках столбца формулы должны отличаться.
Мы можем управлять автозаполнением формул с помощью параметров автозамены — для этого имеется специальный значок, который появляется в правом нижнем углу ячейки.

При помощи команды Отменить вычисляемый столбец можно запретить вычисление в других ячейках этого столбца и ввести в них другие формулы.
А с помощью Не создавать вычисляемые столбцы автоматически можно отключить автозаполнение формулами сразу для всех столбцов таблицы.

​​Приемы работы с умными таблицами (часть 2)

Строка итогов

Быстро подвести итоги по столбцу можно с помощью соответствующей опции вкладки Конструктор, при этом из выпадающего списка можно выбрать одну из стандартных функций, либо сформировать свою формулу.

Аналогичного эффекта можно добиться при помощи сочетания клавиш ALT + =.

Однако это сочетание работает не только с умными таблицами — таким же образом можно вывести промежуточные итоги по любому столбцу с числовыми значениями. В этом случае будет считаться сумма всех значений в столбце, расположенных выше ячейки с формулой.

​​Как извлечь первое слово ячейки

Функция «ЛЕВСИМВ» позволяет извлечь начальное слово. Стоит выделить позицию первого пробела в тексте.

Обратите внимание, что в случае, если в ячейке содержится только 1 слово без пробела, то формула выдаст ошибку.

Чтобы этого избежать, формулу необходимо доработать, добавив «ЕСЛИОШИБКА».

​​Приемы работы с умными таблицами (часть 1)

Начиная с Excel 2007 в программе появился еще один объект — таблица. Часто такие таблицы называют умными, поскольку многие рядовые операции по их форматированию или заполнению упрощены или вовсе автоматизированы.

Изменение размера

Обычно умная таблица создается на основе некоторого диапазона ячеек. При этом ее размер определяется автоматически, основываясь на заполненности ячеек.

Если в массиве данных есть пустая строка, то диапазон может быть создан неверно. В таком случае его можно откорректировать вручную — для этого захватываем мышью правый нижний край таблицы и перемещаем его вниз.

Если массив данных достаточно большой, то изменять размеры таблицы мышью будет неудобно. Проще откорректировать размер таблицы вручную с помощью окна, открывающегося через вкладку Конструктор.

​​Как перетащить объекты на другой лист

Иногда требуется перенести диапазон ячеек на другой лист, при этом не копируя его для сохранения данных в буфере обмена.

В таком случае вы можете выделить нужные ячейки, нажать на их границу, затем зажать клавишу ALT и перетащить ячейки на другой лист.

Если вы хотите, чтобы ячейки остались сразу на обоих листах, при перетаскивании зажмите сочетание клавиш CTRL + ALT.